Derfor bør du ha ulik leverandør av avfallstjenester og makulering

Det er en fordel for din bedrift å skille disse to tjenestene. Her forklarer vi hvorfor.

Stena Confidential er en del av Nordens største nettverk innenfor makulering og destruksjon av sensitiv informasjon. En del av vår jobb er å rådgi våre kunder i privat- og offentlig sektor til hvordan de kan håndtere sin sensitive informasjon på en sikker måte.

Krav for håndtering av sensitiv informasjon

Kravene og lovverket for hvordan sensitiv informasjon skal håndteres har blitt skjerpet de siste årene, og det kommer ytterligere skjerpelser de neste årene. I dag er det mange bedrifter og organisasjoner som mangler kunnskap på dette området. Dette kan føre til at bedrifter håndterer sin sensitive informasjon på en måte som gjør at den kan komme på avveie.

Makulering blir forbundet med avfall

Hvorfor er det fortsatt slik i 2023? Enkelt forklart – makulering og destruksjon blir fortsatt forbundet med avfall. Men, slik verden i dag har utviklet seg, må vår sensitive informasjon håndteres av profesjonelle aktører som har dette som sin kjernevirksomhet, ikke som en del av avfallshåndtering.

Grunnene til å separere makulering og avfallshåndtering

Sensitive data må behandles nøye og med kontrollerte prosesser for å unngå at uautoriserte personer får tilgang til informasjonen. Hvis makulering og destruksjon er inkludert i et bredere avfallsanbud, kan det føre til manglende oppfølging og tap av kontroll over hvordan slike sensitive oppgaver blir utført.

Sikkerhet og Effektivitet

Sikkerhetsmessige hensyn: Makulering og destruksjon av sensitiv informasjon er først og fremst et spørsmål om sikkerhet. Dette omfatter dokumenter, elektronisk lagring, og annet materiale som kan inneholde konfidensiell eller personlig informasjon. Ved å håndtere sikkerhetsrelaterte tjenester separat, blir oppmerksomheten og ansvaret for slike sensitive oppgaver ikke utvannet av andre aspekter ved avfallshåndteringen.

Spesialisert ekspertise: Makulering og destruksjon av sensitiv informasjon krever spesialisert ekspertise og teknologi. Det handler ikke bare om å rive papir eller kaste elektronikk i en låst søppelbeholder. Slike tjenester må håndteres av profesjonelle leverandører som er kjent med de nyeste sikkerhetsstandardene og -prosedyrene for å forsikre seg om at informasjonen blir fullstendig ødelagt på en uopprettelig måte.

Kontrollert håndtering: Sensitive data må behandles nøye og med kontrollerte prosesser for å unngå at uautoriserte personer får tilgang til informasjonen. Hvis makulering og destruksjon er inkludert i et bredere avfallsanbud, kan det føre til manglende oppfølging og tap av kontroll over hvordan slike sensitive oppgaver blir utført fra bedriftens side.

Overholdelse av regelverk: Alle bransjer har strenge retningslinjer for håndtering og destruksjon av sensitiv informasjon, spesielt med tanke på personvern (f.eks. GDPR i Europa). Å ha separate tjenester gjør det enklere å sikre at bedriftene overholder alle nødvendige regler og forskrifter.

Ansvarlighet og sporbarhet: Når makulering og destruksjon håndteres av dedikerte leverandører, blir det enklere å etablere ansvarlighet og sporbarhet. Dette er viktig for å dokumentere at riktig praksis er fulgt, noe som kan være kritisk i tilfelle uventede sikkerhetsbrudd eller juridiske spørsmål.

Konkurranse og kostnadseffektivitet: Ved å skille makulering og destruksjonstjenester fra avfallsanbudet, kan bedrifter innhente tilbud fra flere spesialiserte leverandører.

Oppsummert kan vi si at å skille makulering og destruksjonstjenester fra avfall i anbud er utrolig viktig.

På den måten kan man opprettholde høy sikkerhet, garantere at regler og forskrifter overholdes og ha kontroll over at sensitiv informasjon håndteres og destrueres på en trygg og ansvarlig måte.

Har du spørsmål til dette eller andre spørsmål om håndtering av sensitiv informasjon, ta kontakt med oss for en uforpliktende prat!