Milloin kirjanpitoaineiston ja asiapapereiden säilytysaika päättyy?

Kirjanpitoaineiston säilytysaika on vähintään 10 vuotta

Yritysten kirjanpitoaineiston säilytysaika ja siihen liittyvät velvoitteet on kirjattu lakiin. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Lisäksi myös muun muassa tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt, jollei muualla laissa ole säädetty pidempää määräaikaa säilyttämiselle.

Henkilötietoja sisältävien asiapapereiden säilytysaika – ota nämä huomioon

• Kirjanpitolaki määrittelee vähimmäisajat aineistojen säilyttämiselle.
• GDPR:n eli EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja ei tule säilyttää pidempään kuin niiden käyttötarkoituksen mukaan on välttämätöntä.
• Henkilötietojen käsittelyssä tulee varmistaa, että oman organisaation tietosuojaselosteessa mainittu aikataulu toteutuu.
• Tiedonhallintalaki määrittää julkista hallintoa koskevien tietoaineistojen tai asiakirjojen säilytysaikoja sekä tuhoamista. Sen mukaan säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot ja niihin liittyvät asiakirjat on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla.

Henkilötietoja sisältävät materiaalit tulee GDPR:n mukaan hävittää siten, että henkilötietojen tietoturva ei vaarannu. Lisäksi tuhoaminen tulee dokumentoida. Yritysasiakkaanamme saat tuhouksesta GDPR-asetuksen vaatiman tuhoustodistuksen.

Arkistolaki säätelee Asiakirjojen säilytysaikaa

Valtionhallinnon ja kunnallisten organisaatioiden asiapapereiden säilytysaikaa määrittää muun muassa arkistolaki. Se koskee esimerkiksi valtion virastoja, laitoksia, tuomioistuimia sekä kunnallisia ja terveydenhuollon viranomaisia. Arkistolaki määrää asiakirjat tuhottaviksi niin, että tietosuoja on varmistettu.