Uutiset & tietoa kierrätyksestä
2024-06-17
14.08
Harkitsetko arkistojen tuhoamista? Huomioithan EU:n GDPR-asetuksen
Kun suunnittelet arkistojen tuhoamista, ota nämä vinkit huomioon.
Arkistojen tuhoamista suunnitellessa tulee varmistaa, että vanhat arkistot tulevat tuhotuksi tietoturvallisesti. Vääriin käsiin päätyessään arkaluontoiset asiakirjat saattavat aiheuttaa yritykselle suurta vahinkoa.
EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietoja sisältävä materiaali tulee hävittää siten, että henkilötietojen tietoturva ei vaarannu. Lisäksi tuhoaminen täytyy dokumentoida ja tarvittaessa tuhoamisdokumentointi tulee pystyä esittämään.
Arkistoissa on usein muutakin arkaluontoista kuin paperia
Arkistojen siivoamisesta vastaavat on tärkeää ohjeistaa hyvin. On inhimillistä, että suuria arkistoja ja varastoja tyhjentäessä ei kiinnitä huomiota kaiken materiaalin arkaluontoisuuteen. Tämän vuoksi on tärkeää miettiä jo valmiiksi, miten arkistot ja varastot tyhjennetään, ja millaiset säännöt yrityksessä laaditaan tietoturvalliseen tyhjentämiseen.
Paperien lisäksi myös muut fyysiset tietoturvamateriaalit kannattaa huomioida. Yrityksissä syntyy yleensä myös muuta fyysistä tietoturvamateriaalia, joka vaatii asianmukaisen käsittelyn. Esimerkiksi prototyypit, vedokset, cd-levyt ja USB-tikut tulee huolehtia tuhottavaksi.
Muistilista arkistojen tuhoamista varten:
- Yrityksen tietoturvapalvelu kuntoon. Ulkoistettu tietoturvapalvelu vastaa tietoturvamateriaalin asianmukaisesta tuhoamisesta sekä dokumentoinnista.
- Arkistoja tyhjentäessä kannattaa kiinnittää huomiota tietoturvamateriaalin asianmukaiseen säilyttämiseen. Ovathan arkaluontoiset materiaalit lukkojen takana sekä asiaankuulumattomien ulottumattomissa?
- Mieti tarkasti, minkä kaikkien fyysisten materiaalien tuhoamisesta tulee huolehtia. Vanhat kovalevyt ja tietokoneet tulee käsitellä niin, että tietoja ei voi palauttaa. Myös erikoisemmat materiaalilajit kannattaa muistaa. Ei varmasti ole toivottavaa, että esimerkiksi vanhat tuotteiden prototyypit päätyvät vieraisiin käsiin.
- Kouluta työntekijäsi ja opasta selkeästi. On tärkeää, että kaikki tietoturvamateriaalin kanssa työskentelevät henkilöt tuntevat ohjeet.
- Muista tilata asianmukainen arkistojen tuhoamispalvelu ajoissa.
Jaa artikkeli
