Asiakirjojen tuhoaminen ja tietosuojamateriaalin hävitys – varmista ainakin nämä 3 asiaa

1. Asiakirjojen tuhoaminen helpottuu hyvällä lajittelulla

Tietoturvamateriaalien lajittelu yrityksessä kannattaa tehdä helpoksi, jolloin asiakirjojen tuhoaminen sujuu turvallisemmin ja tehokkaammin. Luonteva paikka tietoturvapaperiastialle on esimerkiksi kopiokoneen lähellä tai toimiston kierrätyspisteessä. Kierrätyspisteessä kannattaa olla erillinen säiliö myös salassa pidettäviä tietoja sisältävälle sähkö- ja elektroniikkaromulle.

Varmista, että yrityksessäsi kaikki tuntevat lajittelukäytännöt: lehdet ja mainosposti keräyspaperiin, kaikki liiketoiminta- tai henkilötietoja sisältävä aineisto sekä asiakirjat tietoturvapaperin astiaan.

2. Asiapapereiden tuhoaminen – Tietoturva-astia kannattaa tyhjentää säännöllisesti

Säännöllisesti tyhjennettävä tietoturva-astia helpottaa elämää, kun puhutaan arkaluontoisen paperin hävityksestä yrityksessä. Yrityksen tietosuojaseloste kertoo, kuinka nopeasti henkilötietoja sisältävät materiaalit tulee käsitellä. Käsittely tarkoittaa materiaalien luotettavaa tuhoamista.

Erittäin harvoin on perustetta jättää henkilötietoja sisältävät materiaalia yli puoleksi vuodeksi käsittelemättä. Pienissäkin kohteissa tietoturva-astia vaihdetaan siksi yleensä vähintään kaksi kertaa vuodessa. Säännöllinen rytmi varmistaa, että tietosuoja toteutuu ilman erillistä vaivaa.

Tietoturvan lisäksi tyhjennysrytmiin vaikuttaa materiaalin määrä: esimerkiksi terveydenhuollossa ja vakuutusalalla henkilötietoja sisältävää aineistoa syntyy yleensä paljon. Tällöin myös säännöllisiä tyhjennyksiä on tietoturvan vaatimaa minimimäärää useammin.

3. Tietosuojamateriaalin hävitys todennetaan todistuksella

Kun tietosuojamateriaali on hävitetty, voit pyytää meiltä tuhoustodistuksen. Todistuksella täytät EU:n tietosuoja-asetuksen todentamisvelvoitteen ja osoitat, että yrityksesi on tuhonnut henkilötietoja sisältävät paperin EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Todistuksesta näet tietoturvasäiliön noutoajan yrityksestäsi, kuljetuksen keston, säiliön saapumisajan käsittelylaitokseen, tuhotun materiaalin määrän kiloina sekä astian tunnisteen.